30% do tempo da equipe de Facilities é perdido com tarefas manuais – e isso custa mais do que você imagina

Em muitas empresas, a área de Facilities é responsável por garantir que tudo funcione com eficiência: manutenção predial, gestão de fornecedores, controle de demandas internas, limpeza, segurança, logística e muito mais.Mas há um problema silencioso que drena recursos, produtividade e até a satisfação da equipe: a sobrecarga de tarefas manuais.

Segundo estudos do setor, até 30% do tempo da equipe de Facilities é gasto em processos manuais e retrabalhos. Isso significa que, de uma jornada de 8 horas, quase 2 horas e meia são consumidas por atividades que poderiam ser automatizadas ou simplificadas.

O que está por trás desse desperdício de tempo

Esse gargalo costuma ser alimentado por fatores como:

• Solicitações dispersas em e-mails, mensagens e ligações, sem um canal centralizado.

• Falta de rastreabilidade das demandas, gerando follow-ups constantes.

• Planilhas e formulários manuais, que exigem digitação e conferência.

• Comunicação fragmentada entre equipes e fornecedores.

• Ausência de indicadores em tempo real, dificultando decisões rápidas.

O impacto direto no negócio

Quando a equipe de Facilities perde tempo com tarefas manuais, o efeito não é apenas interno. O impacto atinge:

• Custos operacionais: mais horas-homens para resolver tarefas simples.

• Tempo de resposta: aumento no tempo de solução de problemas.

• Satisfação do colaborador: frustração de quem precisa esperar para ter sua demanda atendida.

• Imagem da empresa: espaços mal geridos impactam a experiência de clientes e visitantes.

O papel da digitalização

A automação e a centralização de processos transformam a operação. Plataformas modernas permitem:

• Abrir e acompanhar chamados por QR Codes espalhados pelo ambiente.

• Acompanhar métricas em tempo real para decisões mais ágeis.

• Eliminar retrabalhos com comunicação centralizada.

• Integrar fornecedores e equipes num só fluxo de trabalho.

Empresas que adotam soluções digitais no Facilities já registram ganhos de produtividade de até 40%, liberando tempo da equipe para atividades estratégicas — como melhoria de processos, análise de dados e ações de bem-estar no ambiente de trabalho.

Conclusão: Se 30% do tempo está sendo perdido com tarefas manuais, não é apenas um problema operacional — é uma oportunidade clara de ganho. O futuro das operações de Facilities e Workplace é digital, e cada hora economizada hoje pode ser reinvestida em inovação, experiência e eficiência.