Ulbra conecta 900 mil m² de infraestrutura à operação de Facilities com a Uaipe

Com um campus principal de aproximadamente 900 mil m² de área, em Canoas, no Rio Grande do Sul, a Ulbra mantém uma operação de Facilities e Infraestrutura que envolve diferentes ambientes, sistemas e equipes responsáveis pelo funcionamento diário de uma estrutura de grande escala. Nesse contexto, a agilidade na identificação de ocorrências, o direcionamento das demandas e o acompanhamento da execução dos serviços são elementos fundamentais para manter a operação organizada e responsiva.

Antes da digitalização, demandas de manutenção, infraestrutura e climatização eram registradas e direcionadas por diferentes formas de comunicação. Em uma operação dessa dimensão, esse modelo dificultava a centralização das informações, a identificação precisa do local onde uma necessidade havia sido identificada, a distribuição das ordens de serviço e o acompanhamento de sua execução pelas equipes responsáveis.

Para transformar esse fluxo, a Ulbra implementou a Uaipe como camada de tecnologia para conectar os ambientes do campus à operação de Facilities e Infraestrutura. Por meio dos QR Codes Inteligentes distribuídos pelos espaços, usuários podem registrar uma necessidade diretamente no ambiente onde ela é identificada, acessando o canal de solicitação relacionado àquele local.

A partir desse ponto, a demanda entra em um fluxo digital que conecta identificação, abertura, direcionamento e execução do serviço. Uma ocorrência de manutenção, infraestrutura ou climatização deixa de depender apenas de uma comunicação pontual e passa a ser registrada em uma plataforma estruturada, com informações que podem ser acompanhadas pelas equipes responsáveis ao longo do processo.

O projeto envolve 9 equipes operacionais, abrangendo diferentes frentes de Facilities e Infraestrutura. A centralização das demandas em uma única camada tecnológica permite organizar os chamados e as ordens de serviço, estabelecer maior padronização no fluxo de atendimento e criar uma base de dados sobre a operação realizada diariamente no campus.

Essa transformação também amplia a visibilidade da gestão. Ao conectar os registros aos ambientes onde as demandas são originadas, a operação passa a ter uma visão mais estruturada sobre onde os problemas acontecem, quais tipos de serviços são recorrentes e como as equipes estão sendo acionadas. O espaço físico deixa de ser apenas o local onde uma ocorrência acontece e passa a fazer parte da própria arquitetura de dados da operação.

Para uma infraestrutura de aproximadamente 900 mil m², com múltiplas equipes atuando simultaneamente, essa conexão entre espaço, usuários e operação cria uma base importante para uma gestão mais orientada por dados. As informações geradas pela rotina de atendimento podem ser utilizadas para compreender padrões, apoiar decisões e estruturar a evolução dos processos de Facilities e Infraestrutura.

Com a Uaipe, a Ulbra avançou na digitalização de sua operação ao transformar o próprio campus em uma rede de pontos conectados às equipes de campo. O resultado é um processo mais simples para o usuário, mais organizado para as equipes e mais rastreável para a gestão, estabelecendo uma camada tecnológica capaz de acompanhar a complexidade de uma operação predial de grande escala.

Mais do que digitalizar a abertura de chamados, o projeto demonstra como a tecnologia pode conectar usuários, ambientes, infraestrutura, equipes e dados em um mesmo fluxo operacional — criando uma base mais estruturada, padronizada e escalável para a gestão de Facilities.